賃貸契約の必要書類リスト！「申し込み時」と「契約時」で準備するものは違う
賃貸物件を借りる際には、契約の手続きが必要です。しかし、いざ契約の準備を始めようとすると、どのような書類が必要かわからないこともあるのではないでしょうか。
この記事では、賃貸借契約で求められる基本的な書類や、状況ごとに追加で必要になるもの、保証人や保証会社関連の書類をまとめてご紹介いたします。スムーズに契約を進めるために、ぜひご参考になさってください。
【入居申し込み時】審査のために必要な書類
住みたい賃貸物件が決まったら、貸主に対して「入居申し込み」を行います。
この際に、家賃の支払い能力や人柄を確認するための入居審査が必要です。そのため、入居申し込み時には、入居審査で使用される書類が必要になります。
| 書類名 | 内容 |
|---|---|
| 入居申込書 | 氏名、生年月日、住所、連絡先、勤務先情報、年収などを記入する書類 |
| 身分証明書 | 運転免許証、マイナンバーカード、パスポートなどの公的な証明書 |
| 収入を証明する書類 | 源泉徴収票、給与明細、確定申告書の控えなど |
● 入居申込書
入居申込書は契約者本人の情報に加え、連帯保証人の情報（氏名、生年月日、住所、勤務先など）を記載する欄もあります。
確認には時間がかかる場合があるため、連帯保証人を依頼する方には早めに連絡を取り、情報を確認しておくとスムーズです。
近年では連帯保証人不要で、保証会社を利用するケースも増えています。
● 身分証明書
本人確認のために用います。運転免許証やパスポートなど、顔写真が入っている公的な証明書が望ましいです。顔写真がない保険証などの場合は、追加で別の証明書を求められることもあります。
● 収入を証明する書類
「家賃を継続して支払えるか」を判断する重要な書類です。
会社員の方は、勤務先から発行される「源泉徴収票（直近のもの）」を提出しましょう。
【契約締結時】正式手続きで必要な書類
無事に審査に通ったら、いよいよ不動産会社で「賃貸借契約」を結びます。
ここからは法的な効力を持つ契約になるため、「原本」や役所で取得する「公的書類」の提出が必須となります。
| 書類名 | 入手先 | 備考 |
|---|---|---|
| 身分証明書 | （持参） | 本人確認のため必須 |
| 住民票 | 市区町村役場 | 発行後3ヶ月以内の原本 入居者全員分が必要 |
| 印鑑証明書 | 市区町村役場 | 発行後3ヶ月以内の原本 実印登録をしている証明 |
| 実印・銀行印 | （持参） | 契約書への押印・引き落とし口座の登録に使用 |
● 身分証明書
申し込み時にも提出しますが、契約の際も本人確認をするために身分証明書が必要です。運転免許証やマイナンバーカードなどを持参しましょう。
● 住民票（入居者全員分）
住民票は身元確認のために必要な書類で、身分証明書と照らし合わせて本人確認を行います。
▼ 有効期限
契約時に提出する際は、「発行後3ヶ月以内のもの」でなければなりません。
▼ 記載内容
単身者の場合は「一部事項証明（個人のみ）」で問題ありませんが、家族で入居する場合は世帯全員が載っている「全部事項証明」が必要です。
▼ マイナンバー
個人情報保護の観点から不動産会社では保管できないため、「マイナンバーが記載されていない住民票」を発行お願いいたします。
● 実印・印鑑証明書
賃貸借契約書には、自治体で印鑑登録を済ませた「実印」での捺印を求められることがあります。その際、その印鑑が実印であることを証明する「印鑑証明書」がセットで必要になります。
まだ印鑑登録をしていない場合は、役所に行って登録手続きを行い、その後に証明書を発行してもらう流れになります。
不動産会社から指定がなければ「認印」で可能な場合もあるので、事前に確認しておきましょう。
● 銀行印・通帳
家賃を口座引き落としで支払う場合、引き落とし手続きのために銀行印と通帳（口座情報）が必要です。不動産会社で記入する「預金口座振替依頼書」には、銀行に登録している印鑑を押す必要があります。
普段あまり使わない印鑑を登録している場合、準備に時間がかかることがあるため余裕をもって用意しておくことがおすすめです。
連帯保証人がいる場合に必要なもの
連帯保証人を立てる契約では、契約者本人だけでなく、連帯保証人に関する書類も準備が必要です。
- ■ 連帯保証人の住民票
- ■ 連帯保証人の印鑑証明書
- ■ 連帯保証人の収入証明書
これらは連帯保証人ご本人に役所で取得してもらう必要があります。郵送のやり取りが発生する場合、手元に届くまでに時間がかかります。
契約日が決まったら、すぐに連帯保証人に連絡し、早めに準備を進めてもらうよう依頼しましょう。
【状況別】審査で必要になる追加書類リスト
学生の方や自営業の方など、状況に合わせて「支払い能力」や「身元」を証明する書類を追加で提出する場合があります。
| 状況 | 必要な追加書類の例 |
|---|---|
| 未成年 | ・学生証 または 合格通知書 ・親権者同意書（18歳未満の方） |
| 学生（18歳以上） | ・学生証 または 合格通知書 ・連帯保証人の同意書（場合により） |
| 新社会人・転職者 | ・内定通知書 ・労働条件通知書 ・預金通帳のコピー（場合により） |
| 自営業・フリーランス | ・確定申告書の控え ・納税証明書 ・課税証明書 |
● 未成年の場合
法律上、未成年者が一人で契約を結ぶには親の同意が必要です。そのため、「親権者同意書」の提出が必須となります。
親権者同意書は指定のフォーマットがあることが多いので、早めに確認して親御さんに署名・捺印を依頼しましょう。
● 学生（18歳以上）の場合
18歳以上であれば法律上は「成人」となるため、本人の意思で契約が可能です（親権者同意書は原則不要）。
ただし、収入が安定しない学生の場合は、「親が連帯保証人になること」を契約条件とされることが一般的です。連帯保証人になってもらうための承諾書や、保証人本人の印鑑証明書などを準備する必要があります。
● 新社会人・転職者の場合
前職の源泉徴収票では現在の支払い能力が測れないため、「将来の収入見込み」を証明する必要があります。
内定通知書や労働条件通知書（給与額が記載されているもの）を用意しましょう。場合によっては、当面の生活費があることを示すために預金通帳のコピーを求められることもあります。
● 自営業・フリーランスの場合
自営業やフリーランスの方は会社員のような給与明細がないため、「公的機関が発行する書類」で収入を客観的に証明します。
特に「納税証明書」や「確定申告書の控え」は信頼性が高いため、直近のものを提出できるように準備しておきましょう。e-Taxを利用している場合は、自宅から交付請求も可能です。
まとめ
賃貸借契約を円滑に進めるためには、事前に必要な書類を正確に把握し、余裕を持って準備することが大切です。
本人確認書類や収入証明書、状況に応じた追加の書類、さらには保証人や保証会社関連の提出書類など、一つひとつを丁寧に揃えておくことで、手続きが滞る心配が軽減されます。
また、契約当日には家賃引き落とし用の書類や銀行印、契約内容の確認もしっかり進めましょう。
